Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации«Кадровые решения» . При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в. Этой инструкцией должны руководствоваться работники учреждения. Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц . При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они.
Приложения объемом свыше 2. Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по кадрам. Приказы по кадрам группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при больших объемах документов приказы по кадрам, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.
Формирование личных дел сотрудников обязательно на государственных служащих, учителей, преподавателей, врачей, сотрудников. Формирование дел – это значит поместить исполненный документ в дело, Должностные инструкции хранятся 75 лет, их лучше формировать в.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ- ответ помещается за документом- запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров. Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела. Согласно Перечню 2010 года срок хранения должностных инструкций и положений о. Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела. Формирование дел осуществляется под непосредственным Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются. Но обычно формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы или куда были переданы для исполнения. Должностные инструкции хранятся 75 лет, их лучше формировать в составе личных дел.
Экспертиза ценности дел службы кадров Цель экспертизы ценности дел — правильное определение сроков хранения дел службы кадров. Экспертиза ценности дел проводится в службе кадров в два этапа: 1) при составлении номенклатуры дел в службе кадров и в процессе формирования дел; 2) при подготовке дел к сдаче в архив организации или к последующему хранению в службе кадров. В результате экспертизы ценности все дела в службе кадров распределяются на три группы: постоянного срока хранения, длительного хранения (свыше 1. Методическую и практическую помощь службе кадров при проведении работ по экспертизе ценности дел оказывают служба делопроизводства, архив и экспертная комиссия (ЭК) организации, которая направляет общий процесс экспертизы ценности дел в структурных подразделениях. При подготовке дел к сдаче в архив или к последующему хранению в службе кадров экспертиза ценности дел проводится методом полистного просмотра дел. Не допускается проводить экспертизу ценности дел, просматривая только их заголовки.
Формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел. После утверждения должностной инструкции она доводится до сведения работника, занимающего эту должность, о чем делается соответствующая отметка.
Особое внимание при проведении экспертизы ценности дел в службе кадров необходимо обращать на дела постоянного и длительного (свыше 1. Дела службы кадров временного (до 1. Оформление дел в службе кадров Оформление дел проводится работниками службы кадров при методической помощи архива организации. Служба кадров обязана сдавать в архив дела полностью оформленными. Оформление дел в службе кадров постоянного и длительного (свыше 1. Дела временного (до 1.
В конце года в обложку дел (пример оформления обложки дел приведен в приложении 1) вносятся следующие уточнения: при изменении названия организации и подразделения дописываются новые названия; в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов и др.); проставляется количество листов в деле. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительного листа, а в начале дела в необходимых случаях — бланки форм для внутренней описи документов дела. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительного и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист- заверитель дела (см. В архивах крупных организаций с большим количеством работников может использоваться структурно- хронологический принцип систематизации личных дел. В пределах каждого года дела по личному составу систематизируются по степени важности — приказы о зачислении на службу (в учебное заведение и т. Личные дела и личные карточки уволенных сотрудников относятся к году увольнения и систематизируются в пределах каждой группы по алфавиту фамилий. Опись дел службы кадров представляется в архив через год после завершения дел в делопроизводстве.
Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел службы кадров несет ее руководитель. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел службы кадров. При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и ее правильность; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность заверительного листа дела.
В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. При составлении описи дел службы кадров необходимо соблюдать следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; систематизация дел в описи и присвоение номера описи службы кадров устанавливаются архивом; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о передаче дел другим структурным подразделениям организации, о наличии копий и т. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера). Опись дел службы кадров подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем службы кадров. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.
Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК организации одновременно. Одобренные ЭК организации акты утверждаются руководителем организации только после утверждения экспертно- проверочной комиссией (ЭПК) соответствующего учреждения государственной архивной службы описей дел постоянного хранения; после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты. Дела включаются в акт о выделении их к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 1. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.
Организация, в процессе деятельности которой не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляет акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожает документы, включенные в данные акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации. Организация обязана систематически описывать документы по личному составу, обеспечивать их сохранность и учет. Обеспечение сохранности дел и передача дел в архив организации С момента заведения и до передачи в архив документы хранятся по месту их формирования в дела, т.
На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре. Хранить документы в неприспособленных рабочих столах запрещается. Выдача дел сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводится карта- заместитель дела или расписка. Изъятие документов из дел постоянных сроков хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника. В архив передаются дела по личному составу.
Их передача производится только по описям. Дела временного (до 1. Они могут передаваться в архив только в исключительных случаях по решению руководителя организации. Передача их может осуществляться по номенклатуре дел.
Должностная инструкция заведующего архивом (начальника отдела хранения документов). I. Заведующий архивом отвечает: 1.
За работу архива, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников архива. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях бюро. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет. В практической деятельности должен руководствоваться: 1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. Положением об архиве (инв.
Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. Правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. Настоящей должностной инструкцией. Нормативно- правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности архива. Порядок учета документов, состоящих на временном и постоянном хранении.
Организационную структуру предприятия. Ведомственные стандарты унифицированной системы организационно- распорядительной документации (УСОРД). Основы научной организации труда в ведомственных архивах. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся). II. Общие должностные обязанности. Заведующий архивом обязан: 2. Возглавлять работу архива и эффективно руководить им.
Обеспечивать своевременное и качественное выполнение архивом возлагаемых на него повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы. Руководить разработкой и ведением служебной документации. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств архива в интересах выполнения задач по предназначению. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности). III. Специальные должностные обязанности. Заведующий архивом обязан: 3. Обеспечивать в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывать методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктировать работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив.
Контролировать своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивать проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов в дела постоянного и временного хранения. Руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организовывать работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Принимать участие в разработке положений и инструкций по организации архивного дела на предприятии.
Заведующий архивом должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию. Регламент рабочего времени заведующего архивом соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется . Заведующий архивом имеет право: 4. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности архива - по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников архива - в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы архива (его дополнительному финансированию, материально- техническому обеспечению и т.
Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы архива. V. Порядок оценки труда работника. Заведующий архивом несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за: 5. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы архива. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
Несохранение государственной и служебной тайны. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях. Основным критерием оценки труда заведующего архивом является полнота, своевременность и качество исполнения им должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией. Оценку труда заведующего архивом уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего архивом определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв.
NN .., ..). Другие инструкции в разделе: - Должностная инструкция начальника юридического отдела; - Менеджер по оптовым продажам: должностная инструкция; - Специалист по маркетингу: должностная инструкция.